ホテルや民泊の稼働率を上げるために大切なのは、複数の予約サイトに登録することです。しかし、予約サイトの情報管理に頭を悩ませている方も多いでしょう。そんな予約情報管理を一元できるサイトコントローラーが注目を集めています。
今回は、サイトコントローラーについて、機能とメリット、おすすめサービスを徹底解説します。予約を効率化したいホテルや民泊運営者の方は、ぜひ参考にしてみてください！
Contents
サイトコントローラーとPMSの違いを比較！
サイトコントローラーとPMS（ホテル管理システム）は、ホテル運営の効率化を支援する重要なツールです。しかしながら、それぞれの役割や機能には明確な違いがあります。
サイトコントローラーとは
サイトコントローラーとは、複数の予約サイト・予約システムの情報を一元管理できるシステムのことです。
ゲストを増やすためには、複数の予約サイト（OTA）に登録することが重要です。しかし、適切に管理できないとダブルブッキングなどのトラブルにつながります。サイトコントローラーを使えば、複数のOTAを使用していても、料金や空室情報の変更を一括で反映でき、予約情報も一元管理できます。また、祝日や休日は高く、平日の閑散期は安くなど、料金ランクを設定できたり、予約実績をデータ化して今後の運営に活かしたりすることも可能です。
PMS（ホテル管理システム）とは
PMS（プロパティマネジメントシステム）はフロント業務を効率的に管理できるシステムです。このシステムはホテル経営における様々な日常業務を一元管理できるように設計されています。具体的には、フロント業務、予約管理、顧客管理、清掃スケジュールの管理などです。
サイトコントローラーとPMSの違い
サイトコントローラーとPMS（ホテル管理システム）を簡潔にまとめると、「予約を管理するのがサイトコントローラーで、実際の宿泊を管理するのがPMS」と言えます。
サイトコントローラーは主に予約管理や在庫管理を通じて複数の宿泊予約サイト（OTA）と連携し、宿泊情報などを一元管理します。一方、PMSはフロントデスク業務や客室清掃管理など、ホテル内での実際の業務管理に特化しています。
例えば、サイトコントローラーは以下のような管理を行います。
・ホテルの在庫状況をリアルタイムで各予約サイトに反映させることでオーバーブッキングを防ぎ、予約状況を常に最新に保つ
・複数のOTAと連携し、一括で在庫と料金を調整することで、効率的な客室の販売を可能にする
一方、PMSは以下のような管理を行います。
・チェックイン・チェックアウトの手続きを簡素化し、ゲストの情報を一元管理する
・宿泊客のリクエストや清掃状況の把握、会計管理、ゲストサービスなど幅広い業務をサポートする
サイトコントローラーとPMSには、それぞれ特化した役割があるため、ホテル運営のニーズに合わせて適切に選択・活用することが重要です。ホテルの規模や運営形態に応じて、この二つのシステムを使い分けるか、あるいは連携させて活用することによって、より効率的な運営と収益の最大化が実現できます。
サイトコントローラーとPMS、どっちを使うべき？
サイトコントローラーとPMSは異なる役割を持ち、それぞれに特長があります。どのような場合にどちらのシステムを使うべきかは悩ましいところでしょう。
ここではサイトコントローラーとPMS、どちらを使えばいいか迷った際の判断基準について紹介します。
PMSを選ぶべき場合
大規模なホテルやリゾート施設の場合は、PMSの利用を検討すべきです。PMSは予約管理だけでなく、フロント業務、ハウスキーピング、財務管理など、ホテル運営に必要なあらゆる機能を包括的に管理できるからです。例えば、大規模なリゾートホテルでは、多数の部屋の予約状況、清掃スケジュール、顧客のチェックイン・チェックアウト情報を一元管理するためにPMSが利用されます。このような施設では、一括管理が重要であり、PMSを導入することで運営効率を大幅に向上させることができます。
PMSを活用すれば、大規模施設の運営効率を高めることができます。また細かな管理業務を一つのシステムで統合できるため、スタッフの負担を軽減し、顧客満足度の向上にも繋がります。
サイトコントローラーを選ぶべき場合
複数のOTAを利用している場合は、サイトコントローラーの利用を検討すべきです。サイトコントローラーは複数の予約サイトの情報を一元的に管理し、予約の重複や在庫管理ミスを防止することができるからです。
例えば、大手OTAやエクスペディア、Booking.comなどの複数の予約サイトで部屋を販売しているホテルでは、これらの予約情報を手作業で管理するのは非常に手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。しかし、サイトコントローラーを導入することで、これらの情報が自動的に同期され、迅速かつ効率的に管理できます。
複数のチャネルで販売を行う宿泊施設にとって、サイトコントローラーの導入は労力と時間の大幅な削減が期待でき、運営効率の向上に繋がります。
サイトコントローラーを導入するメリット
サイトコントローラーとPMS、双方の役割を紹介しましたが、ここではホテル管理において重要な役割を果たすサイトコントローラーについて、導入することで得られるメリットを紹介します。
オーバーブッキングを防止できる
サイトコントローラーには、複数の予約チャネルからの予約情報をリアルタイムで一元管理し、即時に在庫状況を更新する機能があります。そのため、空室状況が一括して各OTAに反映され、オーバーブッキングなどのトラブルを防止することができます。例えば、Booking.comやExpediaなど複数のOTAで同時に予約を受け付けている場合、サイトコントローラーがないと予約管理が煩雑になり、在庫数を超えて予約を受けてしまうリスクがあります。しかし、サイトコントローラーがあれば、在庫状況が即時に反映されるため、オーバーブッキングのリスクを大幅に軽減できます。サイトコントローラーの導入により、オーバーブッキングを防止し、利用者の信頼・満足度を向上させることができます。
稼働率と宿泊単価を向上できる
サイトコントローラーの予約情報をリアルタイムで一元管理できる機能により、空室の有効活用や価格設定の最適化が可能になります。需要に応じてリアルタイムで価格を調整することで、収益の最大化が図れます。
例えば、ピークシーズンにおいては宿泊料金を高く設定し、オフシーズンには割引を提供するなどの柔軟な価格調整ができます。これにより、稼働率を高い水準で維持しつつ、利益を確保することができます。
さらにどのサイトからの予約が多いか、部屋のタイプやプラン別の予約数など、データをまとめることができます。データをグラフ化できるものもあり、販売実績を可視化できるため、稼働率を増やすためのマーケティングやPR戦略などに活用することができます。
管理業務を効率化できる
複数のOTAに登録すればするほど予約の窓口が増え予約数アップにつながりますが、その分情報管理は煩雑になります。サイトコントローラーを導入し予約情報や在庫管理、料金設定などを一元管理することで、手作業の負担を軽減し、ミスを防ぐことができます。
具体的には、複数のOTAに手動で情報を入力する必要がなく、すべてのプラットフォームに自動で連携する機能があるため、作業時間を大幅に短縮することが可能です。これにより、予約の調整や更新も迅速かつ正確に行え、オーバーブッキングやダブルブッキングといった問題も防ぐことができます。
さらに管理業務の効率が向上し、スタッフの時間を有効に使えるようになることで、スタッフは他の重要な業務に集中することができるようになります。その結果、ホテル全体としての運営効率もアップするでしょう。特に繁忙期においては、この効率化は顕著な効果を発揮し、円滑な業務運営が可能となります。
サイトコントローラーのデメリット
サイトコントローラーは多くのメリットを提供しますが、一方で無視できないデメリットも存在します。
コストがかかる
サイトコントローラーの導入はコストがかかることがあります。サイトコントローラーの導入には初期設定費用や月々の運用費用が発生し、特に小規模な宿泊施設にとっては負担となる可能性があります。導入費用の中には月額料金や初期設定費用が高額であることが多く、予算確保が課題となります。また、追加のカスタマイズやサポートを受けるためには、さらに費用が必要になる場合があります。
技術的な課題がある
サイトコントローラーはシステムである以上、技術的な課題や障害が発生する場合があります。
例えば、他の予約システムやPMSとの連携がうまくいかない場合、予約データが正確に反映されず、ダブルブッキングや予約の取りこぼしが発生する可能性があります。このような技術的な課題、障害の解決のため、サイトコントローラーを提供している会社に充実したサポート体制があるか確認する必要があります。
サイトコントローラーの導入手順
サイトコントローラーを導入し、スムーズに運用を開始するためには、導入手順を理解しておく必要があります。ここではサイトコントローラーの導入手順を紹介します。
サイトコントローラーの選定
まず、導入するサイトコントローラーの選定を行います。サイトコントローラーはいくつか種類があり、自社の経営スタイルや予算に適したものを選ぶことが重要です。この段階では、機能性、サポート体制、費用などを詳細に比較すると良いでしょう。また、事前に導入にかかるコストやサポート内容、契約期間などを確認し、選定を進めます。
現地調査と環境設定
次に、現地調査と環境設定を行います。これは、サイトコントローラーが自社の既存環境とどれだけ互換性があるかを確認するためのステップです。すでに利用しているPMSなどのシステムと連携したい場合は、連携ができるかどうかも確かめます。現地調査では、インターネット接続環境や不具合の発生リスクなどを確認しておきましょう。
サイトコントローラーの設定
その後、サイトコントローラーと連携し、設定を行います。稼働率や宿泊単価の管理、予約情報の一元管理など、基本的な機能を設定します。この段階で、システムの細かいカスタマイズを行い、自社の運営スタイルに合った設定をします。設定後は、テスト運用を行い、設定に不備がないかを確認します。
スタッフのトレーニング
最後に、スタッフへのトレーニングと運用開始までのサポートを実施します。新たに操作するスタッフがそのシステムを直感的に利用できるように、トレーニングを行います。また、運用開始後もサポートを受けられる体制を整えておくことで、万が一のトラブル時にも迅速に対応することができます。
導入手順をしっかり把握して計画的に準備を進め、スムーズに運用を開始しましょう。
サイトコントローラー導入時の注意点
サイトコントローラーを導入する際には、いくつか注意するべき点があります。
これから、サイトコントローラー導入時の主な注意点について詳しく解説していきます。
システムの互換性を確認する
サイトコントローラーを導入する際には、既存のOTAや他の関連システムとの互換性を確認することが重要です。異なるシステム間でデータ交換がスムーズに行われない場合、業務の効率が著しく低下し、トラブルが多発するリスクがあります。
例えば、利用しようとしているサイトコントローラーとOTAの互換性がない場合、データの手動入力が必要になることがあります。これにより、オーバーブッキングのリスクが増えるだけでなく、スタッフの管理負担も大幅に増加します。手動入力はエラーが発生しやすく、顧客満足度の低下や予約の取りこぼしが発生する可能性があります。
OTAからの予約がスムーズに処理できなければ、販売機会の損失にも繋がります。
システムの互換性を確認する方法として具体的には、新しいサイトコントローラーを導入する前にデモンストレーションを依頼し、実際の運用シーンをシミュレーションして動作確認を行うことが推奨されます。また、サポート体制についても詳細に確認し、導入後のトラブル時に迅速に対応できるかをチェックしましょう。
契約条件を確認しておく
サイトコントローラーを導入する際には、事前に契約条件をしっかり確認しておくことが重要です。不適切な契約条件は、後々のトラブルや追加費用の発生などにつながる可能性があります。事前に確認することで、問題を未然に防ぐことができます。
例えば、導入費用や月額料金、カスタマーサポートの充実度、契約期間の縛りなどは、普段見落とされがちですが非常に重要なポイントです。導入費用が予算を超えてしまうと、他の運用コストを圧迫する可能性があります。また、月額料金が高すぎる場合、長期的な観点での費用対効果を考慮しなければなりません。
さらに、カスタマーサポートの充実度も大切な要素です。システムトラブルが発生した際、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかは、ホテル運営に直結する問題です。また、契約期間の縛りについても留意が必要です。通常、長期契約の方がコストが安くなるケースがありますが、運用状況やニーズの変動に伴いシステム変更が必要になった場合、長期契約が障害になることもあります。
サイトコントローラーの選び方3つのポイント
サイトコントローラーにはいくつか種類があり、それぞれに特徴があります。スムーズな運営を行うためには、ホテルの規模や運営形態にあったサイトコントローラーを選ぶことが大切です。
ここではサイトコントローラーを選ぶ際に重要な３つのポイントを紹介します。
使いやすいかどうか
まず1つ目のポイントは、使いやすさです。直感的で使いやすいサイトコントローラーを選ぶと、スタッフの研修時間を短縮でき、結果として運営全体が円滑に進行します。わかりやすいシステムは、操作ミスを防ぐことにも繋がります。また機能面においても、必要な機能が備わっているかどうかは非常に重要なポイントです。各OTAや自社サイトとの連携がどれだけスムーズかも確認しておきましょう。
システムの互換性は高いか
次に、システムの互換性を考慮しましょう。特定のOTAとの互換性が高いものを選ぶと、連携作業がスムーズに進みます。主要なOTAと連携できることは、予約管理の効率化を実現するためには欠かせません。また、PMSを利用している場合は、連携が柔軟に行えるかどうかも確認する必要があります。
コストパフォーマンスは良いか
最後に、コストパフォーマンスを検討します。サイトコントローラーの導入には初期費用や月額料金が発生するため、予算内で最適なものを選ぶことが重要です。サービスの範囲やサポート体制も料金に見合ったものであるかを確認しましょう。十分なサポート体制が整っているサービスを選ぶことで、技術的な問題が発生した場合でも迅速な対応が期待できます。
おすすめのサイトコントローラー7選
これから紹介するサイトコントローラーは、どれもホテル業界で高い評価を得ており、それぞれに特徴とメリットがあります。自身のホテルのニーズに最も適したものを選ぶ参考にしてください。
Beds24（ベッツ24）
「Beds24（ベッズ24）」は、株式会社WeInsが提供するサイトコントローラーです。Googleホテル広告を直接実施できる、日本で唯一のサービスです。日本だけでなく、世界中のホテルで採用されている実績を持ちます。初期費用がかからず、業界最安値を謳うほどの手軽さが魅力です。トライアル期間も1ヶ月と長めであるため、導入前に使い勝手を十分に確認できます。
Beds24
ねっぱん！
「ねっぱん！」は、株式会社クリップスが提供するクラウド型のサイトコントローラーです。初期費用が不要で、月額料金も他のサイトコントローラーと比較してリーズナブルなど、小規模な宿泊施設にも導入しやすくなっています。また、操作画面は直感的で、使い勝手が良いとされています。コストパフォーマンスに優れ、初めてサイトコントローラーを導入する施設に特におすすめです。
ねっぱん！
TEMAIRAZU（手間いらず）シリーズ
「TEMAIRAZU（手間いらず）」は、手間いらず株式会社が2002年から提供しているサイトコントローラーです。連携サイト数は多く、Airbnbと日本ではじめて提携したサイトコントローラーです。また、Booking.comからは日本で唯一推奨されているなど、実績の高さが特徴です。
TEMAIRAZU
TLリンカーン
「TL-リンカーン」は株式会社シーナッツが提供しているサイトコントローラーです。連携できるPMSの数が多いこと、複数施設を複数人で管理できるなど、利便性の高さが魅力です。また、ユーザーへのサービスが手厚いため、安心して使うことができます。
詳しくはこちら
AirHost HMS（エアホスト エイチエムエス）
「AirHost HMS（エアホスト エイチエムエス）」は、株式会社エアホストが提供するサイトコントローラーです。サイトコントローラー機能とPMS機能を兼ね備えており、スマートロックや決済システムとも連携するなど、ホテル運営の効率化を最大限にサポートしてくれます。トライアル期間が1ヶ月と長めに設定されているところも魅力です。
AirHost HMS
Onda Wave（オンダウェーブ）
「Onda Wave（オンダウェーブ）」は、株式会社S&G Corporationが運営する宿泊予約管理プラットフォームです。 PMSやセルフチェックインシステム、端末機不要の決済システムなど便利な機能が搭載されています。また、予約サイトの構築も簡単に行えるので、ホテルだけでなく、民泊やゲストハウス運営者にもおすすめです。
Onda Wave
民泊ダッシュボード
「民泊ダッシュボード」は、メトロエンジン株式会社が運営する、民泊運営者を対象としたサイトコントローラーです。
Airbnbチャットやメッセージの自動送信に対応したチャット機能、客室単価管理ができるプライシング機能、スマートロックなどと連携できるIoT管理機能、清掃管理ができるクリーニング機能など、民泊運営に嬉しいさまざまな機能が目白押しです。
民泊ダッシュボード
セルフチェックインシステムとの併用がおすすめ
予約管理を効率化できるサイトコントローラーですが、さらにゲストのチェックイン業務を自動化することで、より効率化できます。
セルフチェックインシステムとは、その名の通りホテルや民泊、レンタルスペースなどでのチェックイン作業をゲスト自身で完結できるシステムのことです。ゲストに事前にQRコードが発行され、それをゲストがチェックインシステム端末にかざすと、端末が本人確認を実施してくれます。自動でチェックインが完結するため、フロント業務を効率化できるのが魅力です。
セルフチェックインシステムのおすすめサービス
「maneKEY（マネキー）」は、デザインの通り招き猫を象徴しており、利用される方に安心・安全なセルフチェックインシステムです。AIを活用した本人認証によって、非対面でのカウンター業務を可能にします。人材不足を解消するだけでなく、Withコロナに向けた「非対面での新しい接客様式」によって、宿泊客様と施設管理者様双方の安心・安全に寄与します。maneKEYが詳しく気になる方はこちらからお気軽にご連絡ください。
最後にご紹介するのは、「予約ゲスト連動システム」です。このシステムは、予約サイトとの連動機能が充実しており、Booking.comやAirbnbなど主要なオンライン旅行代理店（OTA）と自動的に連携できます。これにより、予約情報が瞬時に反映され、ダブルブッキングや在庫管理のミスが防止されます。
セルフチェックインシステムの導入により、ホテルの運営効率と顧客満足度の向上が期待できます。具体的な各サービスの特長を比較検討し、最適なシステムを選ぶことが重要です。また、サイトコントローラーやPMSと連携させることで、一体型のホテル管理システムを構築し、さらなる運営効率化と顧客サービスの向上を目指しましょう。
セルフチェックインシステム導入を考えている方はこちらから
いかがでしたか？今回は、サイトコントローラーについて、機能とメリット、おすすめサービスをご紹介しました。
予約を最適化するサイトコントローラー、フロント業務を管理するPMS、そしてチェックイン業務を効率化して運営側・ゲスト双方にメリットがあるセルフチェックインシステム。これらを併せて使うことで、ホテルや民泊の業務を安全に効率化できます。セルフチェックインシステムの導入を検討されている方は、こちらからお気軽にご連絡ください！