ホテルや民泊を運営するうえで、業務の効率化は重要です。システムを利用して管理業務を効率化し、無駄な工数・人件費を削減しましょう。今回は、導入することでホテル経営に役立つ便利なシステムを4つ紹介します。
ホテル経営にシステムを活用するメリット
ホテルにITシステムを導入することで、
ホテル運営を効率化できます。人材不足問題を解消したい、人件費を削減して利益率をアップさせたい、データを活用してマーケティングやサービス改善に活かしたい、など幅広いニーズに対応できるのも魅力です。
この記事では、ホテル経営におすすめな4つのシステムについて、それぞれの機能や導入メリットを紹介します。
- ホテル管理システム（PMS）
- サイトコントローラー
- セルフチェックインシステム
- スマートロック
ホテル管理システム（PMS）
ホテル管理システム（PMS）は、予約や精算の管理、客室の管理、顧客情報の管理、宿泊データ分析など、ホテル宿泊に関するあらゆる業務を一括して管理できる便利なシステムです。
PMSは「Property Management System」の略語です。広い意味ではホテルや旅館全般の管理システムのことを指しますが、一般的にはその中でも「宿泊部門」の管理システムを指します。
ホテル管理システム（PMS）を導入する3つのメリット
それでは、ホテル管理システム（PMS）を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つ紹介します。
- フロント業務を効率化でき、人件費削減につながる
- 売上や稼働率データを自動で集計・分析できる
- 顧客満足度の高いサービスを提供できる
1.フロント業務を効率化でき、人件費削減につながる
ホテル管理システム（PMS）は、予約や精算の管理、部屋割りや清掃状況の管理など、フロント業務を自動化できる機能が目白押しです。従来人件費や工数がかかっていた部分を効率化することで、浮いたリソースをより質の高いサービス提供に活かすことができます。また、人件費を削減することで利益率アップにもつながります。
2.売上や稼働率データを自動で集計・分析できる
ホテル管理システム（PMS）を使えば、予約情報から売上や稼働率データを取得し、自動で集計することができます。これまでExcelや手作業で行っていた作業を自動化することで、ホテル運営を大幅に効率化できるのです。
3.顧客満足度の高いサービスを提供できる
これまで利用した顧客について、基本情報やアレルギー・部屋タイプ・など、さまざまな顧客情報をストックし管理することができます。顧客情報を次回以降の宿泊に活用することで、顧客満足度を高め、リピート利用を促進できるのです。また、要望やクレームなども記録できるので、質の高いサービス提供にもつながります。
サイトコントローラー
サイトコントローラーとは、複数の予約サイト・予約システムの情報を一元管理できるシステムのことです。
ゲストを増やすためには、複数の予約サイト（OTA）に登録することが重要です。しかし、適切に管理できないとダブルブッキングなどのトラブルにつながります。
サイトコントローラーを使えば、複数のOTAを使用していても、料金や空室情報の変更を一括で反映でき、予約情報も一元管理できます。また、祝日や休日は高く、平日の閑散期は安くなど、料金ランクを設定できたり、予約実績をデータ化して今後の運営に活かしたりすることも可能です。
サイトコントローラーを導入する3つのメリット
それでは、サイトコントローラーを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つ紹介します。
- トラブルを避けられる
- 複数サイトに登録しても面倒な情報管理がいらない
- データを使ってさらなる稼働率アップにつなげられる
1.トラブルを避けられる
サイトコントローラーでは、空室状況を一括して各OTAに反映してくれます。そのため、ダブルブッキングなどのトラブルを避けることができ、利用者の信頼・満足度アップにつながります。
2.複数サイトに登録しても面倒な情報管理がいらない
複数のOTAに登録すればするほど予約の窓口が増え予約数アップにつながりますが、その分情報管理は煩雑になります。サイトコントローラーなら、面倒な予約情報管理を一括して行ってくれるため、業務の効率化が見込めます。
3.データを使ってさらなる稼働率アップにつなげられる
どのサイトからの予約が多いか、部屋のタイプやプラン別の予約数など、データをまとめることができます。データをグラフ化できるものもあり、販売実績を可視化できるため、稼働率を増やすためのマーケティングやPR戦略などに活用することができます。
セルフチェックインシステム
セルフチェックインシステムとは、その名の通りホテルや民泊、レンタルスペースなどでのチェックイン作業をゲスト自身で完結できるシステムのことです。
例えばホテルでは、ゲストに事前にQRコードが発行され、それをチェックインシステム端末にかざすと端末が本人確認を実施し、自動でチェックインができます。本人確認後に、アプリを使って解錠したり、端末に暗証番号を表示したりして、鍵の受け渡し業務も自動化できるのです。
セルフチェックインシステムを導入する3つのメリット
セルフチェックインシステムを導入するメリットは以下のとおりです。
- フロント業務を効率化できる
- ゲストの待ち時間を短縮できる
- 多言語対応でインバウンドにも対応できる
それぞれ解説します。
1.フロント業務を効率化できる
チェックインを自動化することで、その分の人件費を抑えることができます。かなりの経費削減につながることも多く、利益を出しやすい状況を作れるのです。また、自動化により確認ミスなどの人的エラーを解消することもできます。
2.ゲストの待ち時間を短縮できる
セルフチェックインシステムは、利用者の待ち時間を短縮することにもつながるため、運営側だけでなく利用者にもメリットがあります。スムーズでストレスフリーなチェックインは、利用者の満足度アップにつながります。
3.多言語対応でインバウンドにも対応できる
英語や中国語など多言語に対応しているセルフチェックインシステムなら、海外からのお客様にも対応できます。
インバウンド需要が増加している昨今、海外からのゲストに対応できる仕組みづくりは必須です。とはいえ、外国語が堪能な人材を十分に採用するのは容易ではありません。
セルフチェックインシステムを導入すれば、海外からのゲストにも問題なく対応でき、インバウンドに万全に対応できます。
スマートロック
スマートロックとは、鍵本体がなくても解錠・施錠できるシステムです。
スマートロックには、スマートフォンにアプリをインストールして解錠できるものや、ドアに設置されたパネルに暗証番号を入力することで解錠できるものなどがあります。暗証番号の発行や鍵の有効期限の設定などもシステム上で行えます。
スマートロックを導入する3つのメリット
スマートロックを導入することには、以下のようなメリットがあります。
- 鍵の紛失・複製リスクがない
- トラブルがあってもシステム上で解決できる
- 無人で鍵を受け渡せる
それぞれ解説します。
1.鍵の紛失・複製リスクがない
スマートロックを導入することで、鍵の紛失・複製リスクを防げるのがメリットです。
鍵本体を渡す場合は、ゲストが鍵を紛失したり、勝手に複製して不正に利用したりするリスクがあります。鍵を新たに作り直すためにはコストがかかり、セキュリティ面でも不安が大きいです。
スマートロックならゲストごとに暗証番号を発行でき、鍵の有効期限もゲストの滞在時間に合わせて設定できます。
2.トラブルがあってもシステム上で解決できる
スマートロックは、システム上でトラブルを解決できるのも安心です。
たとえば、ゲストが暗証番号を忘れて部屋に入れなくなってしまった場合は、システム上で暗証番号を再発行して対応できます。
オーナーがわざわざ現地に赴くことなくトラブルを解決できるため、無人化を実現できるのが魅力です。
3.無人で鍵を受け渡せる
スマートロックなら、無人で鍵の受け渡しができます。
ホテル運営の無人化・省力化を実現できるだけではなく、プライバシーを気にするゲストにとってもストレスフリーなのが魅力です。
新型コロナウイルスのような感染症が流行した際も、スマートロックなら非対面で鍵を受け渡せます。
システムを活用してホテル経営を効率化しよう
いかがでしたか？今回は、ホテル経営を効率化できる便利なシステムについて紹介しました。ホテル管理システム（PMS）・サイトコントローラー・セルフチェックインシステム・スマートロックの4つを併せてフル活用することで、ホテル運営を最適化できます。
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