新型コロナウイルスや働き方改革の取り組みなどの影響で、オフィスの在り方が日々変化しています。最近よく耳にするフレキシブルオフィスも、新しいオフィスの1つです。フレキシブルオフィスは需要が増しており、テレワークの浸透により、新型コロナウイルスが落ち着いた後も変わらずニーズがあると予想されます。
本記事ではフレキシブルオフィス事業を始めたいと考えている方へ向けて、フレキシブルオフィスの概要から併せて導入したいシステムまで徹底解説していきます。空いたスペースを活用してフレキシブルオフィスを運用したい方は、ぜひ参考にしてください！
1.フレキシブルオフィスとは
そもそもフレキシブルオフィスとは、「フレキシブル＝柔軟な」と「オフィス＝働く場所」を掛け合わせた言葉で、コワーキングスペース、サテライトオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスなど、幅広い層のワーカーが利用できるオフィスの総称です。
由来の通り、用途や契約内容などの自由度の高さが特徴です。
一般的な賃貸オフィスとは異なり、仕事に必要な設備が完備されているため、利用者は入居準備に掛かる時間や費用を抑えることができるほか、入居してすぐに仕事に着手することができるのが魅力となっています。
また、法人契約だけでなく個人契約も可能で、フリーランスも利用できます。多様化するニーズに合わせさまざまなプランが用意されており、短期のみの契約や住所利用など、柔軟に対応可能です。
1-1.フレキシブルオフィスが果たす役割
フレキシブルオフィスの果たす役割は、オフィス環境の提供だけではありません。多くのフレキシブルオフィスには利用者同士のコミュニティ形成を重視した共有スペースが展開されています。異業種との交流により新しい価値を生み出すオープンイノベーションを目的とした大手企業の利用も取り入れることができるのです。
施設によって規模や契約内容、設備などが異なるため、対象とするユーザーを設定し、ニーズを正しく把握して経営設計を行うことが重要となってきます。
1-2.フレキシブルオフィスの市場動向2023
フレキシブルオフィスの今後の需要予測について確認してみましょう。
株式会社日本能率協会総合研究所が行った調査によると、2020年度には800億円であったフレキシブルオフィス市場は、2026年には2,300億円となる見込みとなっています。
新型コロナウイルス収束後も、変化したワークスタイルが完全に元に戻ることはなく、従来の働き方と融合したフレキシブルな働き方が継続されるでしょう。そのためフレキシブルオフィスの需要は継続し、拠点数や事業者数も今後さらに増加すると考えられます。
2.フレキシブルオフィス運営のメリット
フレキシブルオフィスは、一般的な賃貸オフィスよりも安価かつ柔軟な利用形態で使用できるため、多くの企業やワーカーに注目されています。前述のとおり、需要が拡大しているため、安定して収益化を図れるのがメリットです。
特に、多くのスタートアップが注目しているため、スタートアップが多いエリアで事業を展開すれば、契約数アップも期待できます。
また、オフィスとして提供する場所と運営のために必要なシステムを準備し、さまざまな業務を自動化すれば、人件費を抑えて運用できるのもメリットです。
3.フレキシブルオフィス運営で導入したいシステム
フレキシブルオフィスは、多くの人が利用し、共有スペースが多く存在します。そのため、セキュリティ管理が重要です。利用者が安心して使用できるようにするためには、入退室管理や通信における情報漏洩対策を徹底する必要があります。
また、すべての業務を手作業で行おうとすると、運営にあたって多くの人件費がかかってしまいます。そこで、システムを利用して運営を効率化しましょう。
3-1.スマートロックシステム
スマートロックとは、鍵本体がなくてもスマホや暗証番号を入力するだけで解錠・施錠ができる鍵システムです。アプリをインストールして解錠できるものと、ドアに設置されたパネルに暗証番号を入力することで解錠できるものの大きく2種類があります。
スマートロックなら、暗証番号の発行や鍵の有効期限の設定などもシステム上で行えます。そのため、1つの鍵をほかのユーザーに使い回されてしまうことを防止でき、トラブルが発生してもシステム上ですぐに対応できるのがメリットです。
スマートロックは、ホテルやオフィス、レンタルスペースなどで幅広く使われています。
3-2.ネットワークカメラ
ネットワークカメラは防犯カメラの映像をネットワークを通じて遠隔から確認できるシステムです。従来のアナログ防犯カメラと異なり、録画した映像をクラウド上で保存できます。また、映像を鮮明に記録できるため、トラブル発生時もスムーズに対応できます。
3-2.セルフチェックインシステム
セルフチェックインシステムとは、チェックイン業務をオンラインで済ませられるシステムのことです。入り口に設置した端末にQRコードをかざせば、自動で本人確認を実施できるため、チェックイン業務を無人で行えます。
スマートロックと連携できるものも多いため、鍵の受け渡しまでを一貫して効率化できるのが特徴です。ホテルのほか、空港や無人オフィス、レンタルスペース、レンタカーシステムなど、さまざまな場面で活用できます。
4.フレキシブルオフィス運営を考えている方へ
今回は、フレキシブルオフィスの運営を考えている方へ向けて、フレキシブルオフィスの魅力やおすすめのアイテムについてご紹介しました。いかがでしたでしょうか？
近年のコロナ禍や働き方の変化に合わせ、ますます需要が増加してくる新しいオフィスの在り方「フレキシブルオフィス」。
導入にあたっては、セルフチェックインシステムをはじめさまざまなシステムの活用がおすすめです。セルフチェックインシステムについては、ぜひこちらからご相談ください。