ホテル業務を効率化する方法は？具体的な施策5選を解説！

ホテル業界の人手不足問題が深刻化している中、経営を成功させるためには業務効率化が重要です。今回は、ホテル業務を効率化する重要性や効率化を実現するための3ステップ、具体的な5つの方法、そして実際の導入事例を紹介します。業務効率化を推進したいホテル運営者はぜひ参考にしてください。

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ホテル業界で業務効率化が求められる背景

ホテルの業務効率化が急務となっている背景には、宿泊需要の回復と人材不足の拡大という構造的な問題があります。

観光庁の宿泊業実態調査では、インバウンドを含む宿泊需要が回復基調にある一方、従業員の確保が追いつかない施設が多いことが示されています。稼働率を上げたくても要員が不足し、客室の販売を絞らざるを得ないケースも出ています。

帝国データバンクの調査（2025年7月）によると、旅館・ホテル業は人手不足を感じる企業の割合が特に高い業種として報告されています。採用を強化しても充足しないケースが多く、欠員のまま現場が回っている施設も少なくありません。「人が戻るまで待つ」という発想では立ち行かず、限られた人員で品質を維持できる運営体制への転換が求められています。

国も宿泊業の省力化・省人化を積極的に後押ししています。内閣官房の「省力化投資促進プラン（宿泊業）」では省力化投資の方向性が示されており、補助金メニューも用意されています。補助率や対象経費は年度によって変わるため、活用を検討する際は公式サイトで最新情報を確認することをお勧めします。

ホテル業務を効率化する重要性

ホテル経営を成功させるためには、業務効率化が不可欠です。

昨今、ホテル業界では人手不足が問題視されています。人材の獲得が難しい状況では、業務を効率化して省力化を目指す必要があります。

また、業務効率化はサービスの品質やお客様満足度を向上させるためにも重要です。非効率な事務作業やルーティンワークが多い場合、サービスの品質を向上させるための重要な業務にリソースを割くのが難しくなってしまいます。業務効率化によって、お客様に喜んでもらうための業務にリソースを割けるようになれば、競合との差別化も実現できるでしょう。

業務効率化で得られる主なメリット

ホテルの業務効率化に取り組むことで、以下のようなメリットが期待できます。

人件費の最適化

チェックイン対応や在庫管理など、これまでスタッフが手作業で行っていたルーティンワークをシステムが代行することで、少ない人数でも運営が成り立つ体制が整います。採用コストや残業代の削減にもつながり、浮いたリソースを接客強化やサービス改善に投資できるため、収益構造の改善にも直結します。人件費は固定費の中でも大きな割合を占めるため、業務効率化による削減効果は経営全体に与える影響が大きいといえます。

ヒューマンエラーの防止

手書き台帳やExcelへの転記作業をデジタル化することで、予約の二重入力やチェックイン情報の誤りを大幅に削減できます。ヒューマンエラーはゲストへのクレームや追加対応コストにつながるため、その防止は品質維持とリスク管理の両面で重要です。システムが自動でデータを連携・更新する仕組みを整えることで、スタッフは確認作業ではなく付加価値の高い業務に集中できるようになります。

従業員満足度・定着率の向上

繰り返しの多い事務作業や煩雑なルーティンの負担が減ることで、スタッフが本来注力すべき接客やゲスト対応に集中できる環境が生まれます。仕事のやりがいが高まることで従業員満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。宿泊業は慢性的な人手不足が続く業界だけに、採用コストをかけて確保した人材が定着しやすい職場環境をつくることは、長期的な経営安定の観点からも非常に重要です。

ゲスト満足度の向上

チェックインの待ち時間短縮や多言語対応の充実により、国内外のゲスト体験が底上げされます。フロントに列ができる状況はゲストにとってストレスになりやすく、第一印象を損なうリスクもあります。セルフチェックインシステムを活用すれば、ゲストは自分のペースでスムーズに手続きを完了でき、スタッフとの不要な待ち時間をなくせます。高い満足度はリピーターの獲得や口コミ評価の向上にもつながります。

夜間・早朝の省人化

セルフチェックインシステムやスマートロックを導入することで、深夜・早朝の無人・省人運営が可能になります。これまでは夜間でもフロントにスタッフを常駐させる必要がありましたが、システム化によってその必要がなくなり、深夜帯の人件費を大幅に削減できます。夜勤スタッフの確保が難しい地方施設や小規模ホテルほど効果が大きく、スタッフの働き方改善にも貢献します。

ホテル業務を効率化するための3ステップ

ホテル業務を効率化するためには、以下の3つのステップを踏みましょう。

1. 現状の業務フローや課題を見直す
2. 業務効率化の施策を検討する
3. 施策を実行し、効果検証・改善する

それぞれのステップについて解説します。

1.現状の業務フローや課題を見直す

まずは、現状の業務フローを見直しましょう。業務フローを細かくチェックすることで、どの業務に無駄が生じているのか、どの業務に改善の余地があるのかなどがわかります。

フロント・客室清掃・バックヤードなど部門ごとに「どの業務にどれくらいの時間がかかっているか」を洗い出すと効果的です。チェックイン集中時の行列、清掃進捗確認の内線電話、フロントと他部門の情報伝達の遅れ——時間を奪っている局面を具体的に書き出します。この段階では改善案を議論せず、事実把握に徹することがポイントです。

また、現状の課題を洗い出すことも大切です。課題を調査する際は、現場スタッフにもヒアリングを行いましょう。経営層が気づいていない現場の課題を理解できます。

効果測定のためのKPIは、「チェックイン1件あたりの所要時間」「客室1室あたりの清掃完了報告までの分数」など、時間ベースで設定すると現場で使いやすい指標になります。

2.業務効率化の施策を検討する

次に、業務を効率化するための施策を検討しましょう。

たとえば、チェックイン・チェックアウトの時間にフロントが手一杯になってしまうという場合は、ゲスト自身でチェックイン作業を行えるセルフチェックインシステムを導入する、という選択肢があります。

また、スタッフの人数が不足しており客室の管理が十分にできていない場合は、清掃を外部の事業者に委託する、宿泊管理システムであるPMSを導入する、などの方法が考えられます。

施策の選定は「効果の大きさ」「導入のしやすさ」「現場の負担」「投資コスト」の4軸で判断し、効果が大きく現場負担が小さいものから着手するのが基本です。

3.施策を実行し、効果検証・改善する

業務効率化の施策が決まったら、実行して効果を検証しましょう。

施策は、実行して終わりでは意味がありません。定期的に効果を検証し、必要に応じて改善することが大切です。

効果検証の際は、定量的な効果と定性的な効果の双方を確認する必要があります。定量的な効果とは、数値で表せる効果のことです。たとえば、「ゲストの待ち時間を平均で10分短縮できた」「人件費を10%削減できた」などは、定量的な効果に該当します。

一方、定性的な効果とは、数値で表せない効果のことです。「お客様満足度が向上した」「アルバイト従業員のモチベーションが上昇し、積極的にシフトに入ってくれるようになった」などが挙げられます。

効果検証というと、定量的な効果のみを測定しているケースは少なくありません。結果が数値で明確にわかるためです。しかし、定性的な効果も重要であるため、アンケート調査やインタビューなどを行って効果検証を行いましょう。

なお、選んだ施策は1部門・1フロアなど小さな単位でまず試し、手応えを確認してから他部門・他施設に横展開するアプローチが、現場の混乱を最小化しながら成果を積み上げる現実的な進め方です。

ホテルで業務効率化を実現するための方法

ホテルで業務効率化を実現するための方法としては、以下が挙げられます。

• 在庫管理システムを導入する
• 従業員のスキルマップを作成する
• チェックシートをアプリで管理する
• 従業員のマルチタスク化を推進する
• セルフチェックインシステムを導入する

それぞれの方法について詳しく解説します。

在庫管理システムを導入する

1つ目は、在庫管理システムの導入です。

ホテル運営では、アメニティやリネン類、食材など多くの物を管理する必要があります。在庫が欠けてしまうと、お客様に十分なサービスを提供できません。クレームにつながる可能性もあります。一方、在庫が余る状況が続けば、収益の悪化や在庫を維持するためのコストの増加など、経営に悪影響を及ぼします。

このように、ホテル経営では在庫管理が非常に重要であり、在庫管理の負担が大きいのが難点です。

そこで効果的なのが在庫管理システムの導入です。在庫管理システムなら、在庫情報を一元管理して在庫状況を可視化できます。現在の在庫状況をシステム上で簡単に把握できるのがメリットです。また、在庫分析機能を用いて、適切な仕入れ時期や個数の予測もできます。IoTセンサーと組み合わせた「補充アラートの自動化」を実現した施設では、棚卸し・発注作業の工数が大幅に削減されています。

従業員のスキルマップを作成する

2つ目は、従業員のスキルマップの作成です。

スキルマップとは、従業員の能力やスキルを数値化して可視化したものです。スキルマップを作成することで、従業員の適性を踏まえて業務を割り振れるようになります。従業員が自身の能力やスキルを活かして働けるようになり、業務効率化が期待できるでしょう。

まず従業員ごとにスキルを習得度（初級・中級・指導可能など）で評価し、不足分を補う育成計画を作成・実施します。オンライン研修ツールを活用すれば、時間や場所を問わずスキルアップの機会を提供できます。

チェックシートをアプリで管理する

3つ目は、客室点検作業で使用するチェックシートをアプリで管理する方法です。タスク管理ツールやチェックリストアプリを活用するとよいでしょう。

チェックシートをアプリで管理することで、やるべきことを簡単にリストアップでき、進捗をリアルタイムで可視化できるようになります。チェック漏れに対してアラート通知を出してくれるアプリもあります。やるべきことを抜け漏れなく行えるようになり、サービスの品質を担保できるでしょう。

従業員にとっても、タスクの内容や期日を簡単に把握でき、優先順位をつけやすくなります。その結果、業務効率化を実現できるでしょう。

また、清掃部門の非効率の多くは「情報の遅延」に起因します。どの部屋が清掃完了したか、次の優先順位はどこかをフロントと共有できないことで、内線電話のやり取りが増え、チェックイン可能時間が遅れるという連鎖が起きます。アプリ管理でこの連鎖を断ち切ることができます。

従業員のマルチタスク化を推進する

4つ目は、従業員のマルチタスク化の推進です。「フロントはフロント業務のみ、レストランのホールはホール業務のみ」というように業務を縦割りすると、業務の非効率化につながる恐れがあります。「自身の担当業務以外はやり方がわからない」という状態になってしまい、特定の部門の人手が不足している場合でも、他部門がサポートに回るのが難しくなってしまうためです。

業務を1つにまとめ、従業員のマルチタスク化を推進しましょう。

マルチタスク化に成功すれば、特定の時間帯に業務が集中するのを防げるため、中抜けシフトを削減できます。従業員にとっても働きやすい環境を整えられるでしょう。特定の部署で急な欠員が出ても最小限の人数で業務を継続できるため、人手不足の影響もやわらげられます。

セルフチェックインシステムを導入する

5つ目は、セルフチェックインシステムの導入です。

セルフチェックインシステムとは、宿泊客が自身でチェックイン作業を完結できるシステムです。フロントスタッフが本人確認や鍵の受け渡しなどを行う必要がなくなるため、フロント業務を効率化できます。

宿泊客にとっても、フロントスタッフと対面する必要がなくなり、スムーズにチェックインできるのがメリットです。フロントでの待ち時間も短縮できるでしょう。スマートロックと連携することで、鍵の受け渡し業務もなくなり、夜間・早朝の省人化も実現可能です。

丁寧な接客やおもてなしを求める声がある一方で、非接触型を希望する宿泊客も増えつつあります。セルフチェックインシステムの導入はその両方のニーズに応えられる施策です。

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ホテルの業務効率化に役立つシステム比較

ホテルの業務効率化に活用できる主要なシステムを整理しました。自施設の課題に合わせて選定の参考にしてください。

セルフチェックインシステムのmaneKEYによる業務効率化の導入事例

実際にセルフチェックインシステムのmaneKEYを導入してホテルの業務効率化を実現した事例を紹介します。

事例1：FUTABA HOTEL（東京都荒川区）｜チェックイン時間の短縮と多言語対応を実現

JR山手線・日暮里駅から徒歩5分に位置するFUTABA HOTELは、maneKEYを導入した初期の施設のひとつです。メゾネットタイプ・デラックスタイプのお部屋を備え、オートロック・家具家電付き・無料Wi-Fiなども完備。観光や長期滞在にも対応する施設です。

maneKEYをエントランス入口のレセプションテーブルに設置。ゲストは事前に宿泊者情報やパスポートの登録を済ませることができるため、チェックイン当日の対応時間を大幅に短縮できるようになりました。多言語対応により、外国語対応に長けたスタッフを常駐させることが難しい状況でも、外国人ゲストへのスムーズな対応が実現しました。スマートロックとの連携により、鍵の受け渡し業務も不要になっています。

導入施設からは次のような声が寄せられています。

「お客様だけで、事前あるいは当日に宿泊台帳の記入や顔写真・パスポートの撮影を行っていただけるので、チェックインにかかる時間の短縮ができた。」

事例2：ホテル RIO新宿（東京都新宿区）｜maneKEY×PayCubeで人手不足を解消

新大久保駅・歌舞伎町から徒歩5分の好立地に位置するホテル「RIO新宿」は、観光・出張・女子会利用など幅広い顧客層に支持されている都心のホテルです。バス・トイレ別のゆったりした客室が特徴で、都内各所へのアクセスも抜群です。

人手不足の解消を目的にセルフチェックインシステムの導入を検討していたRIO新宿が、maneKEY選定の際に重視したのは次の3点でした。

• 使いやすくシンプルな機能
• 手頃な価格で導入できること
• 現金決済にも対応できること

maneKEYはシンプルな機能構成と予算内で導入可能な価格設定が評価されました。スマートロック連携によるキーレス化で鍵の受け渡し業務をゼロにしながら、自動つり銭機「PayCube」との連携によって現地での現金精算にも対応できる体制を整えました。キャッシュレス化が進む中でも、現金払いを希望するゲストを取りこぼさない点が決め手となりました。

導入後は、チェックイン業務の自動化が進み、スタッフの業務負担が大幅に軽減され、人手不足の課題が解消されました。現金・キャッシュレスの両方に対応できることで、多様な顧客層への対応力も向上しています。

ご利用料金は以下の通りです。

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セルフチェックインシステムなら「maneKEY（マネキー）」がおすすめです。

maneKEYは、AIによるパスポートの自動読み取りと本人認証機能を搭載しており、自動で正確な本人確認を行えます。宿泊台帳とパスポートデータはクラウド上に保管されるため、台帳管理も効率化します。

さらに、日本語・英語・繁体中国語・簡体中国語・韓国語の5言語に対応しており、外国人観光客も操作できます。インバウンドに対応したい方にもおすすめです。

スマートロックとの連携によるキーレス化や、自動つり銭機「PayCube」との連携による現金精算対応など、施設のニーズに合わせた柔軟な運用が可能です。全国150施設以上の導入実績を持ちます。

ホテル運営を無人化して業務効率化を実現したい方は、maneKEYの導入を検討してはいかがでしょうか。

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