PMS（ホテル管理システム）は、ホテルや民泊運営者に注目されているシステムです。PMSを導入することで、管理業務を効率化でき、人件費の削減や顧客満足度の向上につながります。しかし、PMSについてわからないことは多いですよね。この記事では、PMSとは何か、導入メリットや選び方、おすすめサービスなどについて解説します。PMSの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
PMS（ホテル管理システム）とは
ホテル管理システム（PMS）とは「宿泊部門」の管理システムのことです。予約や精算の管理、客室の管理、顧客情報の管理、宿泊データ分析など、ホテル宿泊に関するあらゆる業務を一括して管理でき、宿泊業務を最適化できます。
ホPMSは「Property Management System」の略語です。PMSは、広い意味ではホテルや旅館全般の管理システムのことも指します。
PMSを導入する3つのメリット
PMSを導入すると、フロント業務の効率化や顧客情報の分析、売上データの集計などを行えます。ここでは、PMSを導入する3つのメリットについて見ていきましょう。
- フロント業務を効率化でき、人件費削減につながる
- 売上や稼働率データを自動で集計・分析できる
- 顧客情報管理を活用し、顧客満足度の高いサービスを提供できる
1.フロント業務を効率化でき、人件費削減につながる
PMSには、フロント業務を自動化できる機能が多く搭載されています。具体的には、予約や精算の管理、部屋割りや清掃状況の管理などが自動で行えるのです。人件費や工数がかかっていた部分を効率化することで、浮いたリソースを別の業務に使うことができます。また、人件費を削減することで利益率アップにもつながり、より低価格でのサービス提供が可能です。
2.売上や稼働率データを自動で集計・分析できる
PMSを使えば、予約情報から売上や稼働率データを取得し、自動で集計することができます。Excelや手作業で行っていた作業を自動化でき、ホテル運営を大幅に効率化できたり、集計したデータをマーケティングに活かせたりします。
3.顧客情報管理を活用し、顧客満足度の高いサービスを提供できる
PMSは、過去の顧客情報をストックして管理できるのもメリットです。基本情報やアレルギー・部屋タイプの予約実績・要望やクレームといったさまざまな顧客情報を記録しておけば、次回以降の宿泊の際に役立ちます。顧客満足度を高め、リピート利用を促進できるでしょう。
自社に合ったPMSの選び方
一口にPMSと言っても、さまざまなサービスがあります。以下では、自社に合ったPMSを選ぶための3つのポイントを紹介します。
- 使い勝手の良いクラウド型がおすすめ
- 外部予約管理システムと連携できるものがおすすめ
- データの出力形式で選ぶ
1.使い勝手の良いクラウド型がおすすめ
PMSには、サーバーを設置して利用するオンプレミス型と、インターネット上で使用するクラウド型があります。クラウド型なら、初期費用が安くサーバー設置・管理の手間が省けます。また、インターネット通信ができるならどこからでもアクセスできるため、出先で何かトラブルがあってもすぐに対応することができます。使い勝手の良いシステムなら、クラウド型を選びましょう。
2.外部予約管理システムと連携できるものがおすすめ
PMSの中には、外部のシステムと連携することで機能を拡張できるものもあります。特に、複数の宿泊予約サイトに登録している場合は、サイトコントローラーと呼ばれる予約管理システムと連携できるものがおすすめです。サイトコントローラーについては後で詳しく説明しますが、予約管理を一括で管理できるため、連携することでホテル運営を最適化できます。
3.データの出力形式で選ぶ
PMSを使うメリットの1つが、売上や稼働率、顧客情報などのデータを自動で集計し、マーケティングやPR戦略に活かせることです。PMSの中には、データをcsvやExcelで出力できたり、自動でグラフを作って見やすくしてくれるものがあります。幅広い出力形式に対応しているものなら、集計したデータをさまざまな形で活用しやすくなります。質の高いサービスの提供を追い求めている方は、出力形式で選ぶのもおすすめです。
PMSと併用したい3つのシステム
ここまでPMSについて紹介してきましたが、PMSと併用することでよりホテル運営が効率化するシステムがあります。ここでは、PMSと併せて活用したいおすすめのシステムを3つ紹介します。
- 予約を管理できるシステム サイトコントローラー
- チェックイン業務を効率化する セルフチェックインシステム
- 鍵の受け渡しを管理する スマートロック
1.予約を管理できるシステム サイトコントローラー
サイトコントローラーとは、複数の予約サイト・予約システムの情報を一元管理できるシステム>のことです。ゲストを増やすためには、複数の予約サイト（OTA）に登録することが重要です。しかし、適切に管理できないとダブルブッキングなどのトラブルにつながります。
サイトコントローラーを使えば、複数のOTAを使用していても、料金や空室情報の変更を一括で反映でき、予約情報も一元管理できます。また、祝日や休日は高く、平日の閑散期は安くなど、料金ランクを設定できたり、予約実績をデータ化して今後の運営に活かしたりすることも可能です。
2.チェックイン業務を効率化する セルフチェックインシステム
セルフチェックインシステムとは、その名の通りホテルや民泊、レンタルスペースなどでのチェックイン作業をゲスト自身で完結できるシステムのことです。例えばホテルでは、ゲストに事前にQRコードが発行され、それをチェックインシステム端末にかざすと端末が本人確認を実施し、自動でチェックインができます。本人確認後に、アプリを使って解錠したり、端末に暗証番号を表示したりして、鍵の受け渡し業務も自動化できるのです。
3.鍵の受け渡しを管理する スマートロック
スマートロックとは、鍵本体がなくてもスマホや暗証番号を入力するだけで解錠・施錠ができる、最近大注目のシステムです。スマートロックには、アプリをインストールして解錠できるものと、ドアに設置されたパネルに暗証番号を入力することで解錠できるものがあります。暗証番号の発行や鍵の有効期限の設定などもシステム上で行えます。
セルフチェックインシステムのおすすめサービス
セルフチェックインシステムを導入したい方におすすめなのが「maneKEY（マネキー）」です。
maneKEYは、多言語やキーレスに対応できる便利なセルフチェックインシステムです。AIが自動で本人確認を実施し、スマートロックと連携することでチェックイン手続きから鍵の受け渡しまでを自動化できます。また、日本語、英語、繁体中国語、簡体中国語、韓国語に対応しており、インバウンド需要にも万全に対応できるのが魅力です。さらに、宿泊台帳やパスポートデータがクラウド上に保管されるため、台帳管理のために場所を確保する必要もありません。
PMSを併せてホテルのフロント業務を効率化したい方は、以下よりお問い合わせください。